Avantajele acceptării rezervărilor la restaurantul tău

Succesul unui restaurant depinde de strategiile de marketing pe care alegi să le folosești, iar acceptarea rezervărilor e una dintre ele. Principalele beneficii în acest caz sunt: optimizarea costurilor, reducerea efortului depus de personal și îmbunătățirea experienței clientului. Acceptarea rezervărilor în restaurantul tău vine la pachet cu mult mai multe avantaje decât dezavantaje.   

1. Optimizarea vânzărilor 

Rezervările sunt strâns legate de volumul vânzărilor. Prin organizare, control și predictibilitate, o platformă de rezervări bine pusă la punct poate crește semnificativ profitul afacerii tale. 

Cei mai mulți clienți tind să meargă la restaurant:

• în anumite intervale orare (18-21 e considerat „Golden Hour” tocmai pentru că localurile câștigă atunci dublu sau chiar triplu față de cât câștigă în alte perioade ale zilei)
• în anumite zile ale săptămânii (weekend) 
• la ocazii speciale (8 Martie, Valentine’s Day)

Toate acestea se definesc drept ore de vârf și înseamnă perioade aglomerate pentru restaurante. În absența rezervărilor făcute în avans, localul funcționează haotic: poate fi plin timp de 2 ore și gol în următoarele 6. Cu alte cuvinte, riști să pierzi vânzări fiindcă nu poți satisface cererea clienților.

Dacă implementezi un sistem de rezervări pentru restaurantul tău, ai control asupra fluxului de clienți. Vei ști exact câți vin, când vin, iar dacă cineva îți solicită un interval orar ocupat deja, îi poți propune un altul. Asta îți permite să-ți crești vânzările, fiindcă acum satisfaci și clienții pe care, în lipsa unui sistem de rezervări, i-ai fi refuzat. 

Certitudinea de a avea o masă rezervată poate încuraja mai multe persoane să aleagă restaurantul tău. Aici ne referim în special la grupurile mari de clienți, care nu riscă să iasă în oraș fără o rezervare în avans. Dacă îți promovezi restaurantul drept unul care funcționează pe bază de rezervări, atragi și grupurile mai mari și ai șansa de a-ți crește vânzările și mai mult. 

2. Anticipare precisă a câștigului

Un sistem de rezervări nu înseamnă doar rezervări, ci și o mulțime de date și informații despre comportamentul și preferințele clienților tăi. Pe toate acestea le poți folosi în avantajul tău, pentru a-ți preconiza veniturile, dar și pentru a lua decizii proactive, ca să atragi noi vizite și să-ți fidelizezi clientela. 

Cu un sistem de rezervări, identifici modele și tendințe, cum ar fi orele tale de vârf, zilele populare sau fluctuațiile sezoniere. Cu aceste informații, poți adapta atmosfera pentru cei care urmează să-ți treacă pragul sau poți crea oferte pentru perioadele mai puțin aglomerate, astfel încât să-ți umpli localul. 

Datele oferite de un sistem de rezervări îți permit deci să-ți anticipezi profitul și să iei decizii informate în ceea ce privește: 

• gestionarea personalului 
• inventarul ingredientelor 
• resursele operaționale 

Astfel, gestionezi eficient costurile și îmbunătățești experiența clienților la restaurant.

3. Gestionare mai eficientă a personalului

Când știi câți clienți urmează să ai într-o zi și când urmează să vină, poți organiza programul de lucru al angajaților tăi astfel încât să-ți optimizezi costurile operaționale și să le și oferi tot ce ai mai bun celor care-ți trec pragul. Prin intermediul rezervărilor, te asiguri că ai suficient personal de servire, barmani și personal de bucătărie disponibil, pentru a gestiona cât mai eficient fluxul de clienți. 

Un sistem bine pus la punct îți dă oportunitatea să îți gestionezi eficient echipa, astfel încât să ai angajații de care ai nevoie în orele de vârf, să nu fii cu prea mulți oameni pe sală în perioadele mai lente și să le oferi cea mai bună experiență clienților tăi.

4. Reducerea timpului de așteptare

Un lucru e sigur: clienților nu le place să aștepte. 

• Cât durează până când clientul e așezat la masă? 
• Cât durează până i se ia comanda? 
• Cât durează până i se aduce mâncarea? 
• Cât durează până i se aduce nota de plată? 

Dacă timpul de așteptare e prea lung în oricare din cazurile de mai sus, îți reduci și câștigurile și pierzi și potențiali clienți. 

Prin implementarea unui sistem de rezervări, reduci semnificativ timpii de așteptare și crești gradul de satisfacție al clienților. Implicit, ai șanse mai mari ca aceștia să-ți devină clienți fideli și să te recomande și altora. 

Mai mult, platformele de rezervări la restaurant îți permit să aloci intervale de timp pentru fiecare rezervare, luând în considerare durata medie a mesei. Cu aceste date, vei putea să le oferi clienților care vin fără rezervare estimări legate de timpul de așteptare. Astfel, vei minimiza nemulțumirile și vei evita recenziile negative.

5. Marketing personalizat

Un sistem de rezervări îți oferă informații valoroase despre clienți pe care le poți folosi ulterior în campanii de marketing pentru restaurantul tău. Datele legate de clienți, cum ar fi  numărul de telefon, adresa de email, dar și detalii despre masa preferată sau anumite restricții alimentare te ajută să le oferi o experiență personalizată și să îi incluzi în campanii de SMS și Email Marketing. 

Poți trimite mesaje speciale cu ocazii aniversare, dar și oferte speciale, promoții sau noutăți despre evenimentele pe care urmează să le organizezi. Toate acestea sunt un semn că îți pasă de experiența clienților, și reprezintă strategii bune pentru fidelizarea lor chiar de la prima vizită în restaurant.

6. Personalizarea experienței clientului

Oferind o experiență memorabilă în restaurantul tău, clienții vor reveni și îl vor recomanda și altora. Un sistem de rezervări bine implementat îți optimizează operațiunile și îți pune la dispoziție date pe care le poți folosi pentru a personaliza experiența clienților tăi.

Prin stocarea rezervărilor ai acces la informații despre preferințe și restricții alimentare, aniversări sau evenimente speciale. Astfel, poți crea experiențe personalizate, oferind oaspeților servicii care le depășesc așteptările și care îi transformă în clienți fideli ai restaurantului tău.

7. Primirea rezervărilor 24/7

Știai că 47% dintre oaspeți consideră că e mai ușor să facă rezervări online decât la telefon sau pe orice alt canal de comunicare?

Platformele de rezervări online vin cu un avantaj imens: le oferă clienților posibilitatea de a-și face rezervări 24/7. Asta înseamnă că nu depind de orarul de funcționare al localului. Dacă restaurantul tău e deschis de marți până duminică între orele 16 – 22, clienții își pot face rezervări pentru cină începând cu primele orele ale zilei sau chiar seara, după ora închiderii localului. 

Un alt avantaj al sistemelor de rezervări online e legat de eficientizarea volumului de muncă al angajaților tăi. Nu mai ai nevoie de o un membru din staff care să fie mereu lângă telefon, în cazul în care un client sună pentru o rezervare.

Mai mult, Bookingham permite utilizatorilor să-și modifice sau anuleze rezervarea, iar tu ai acces la toate schimbările în timp real. Astfel, dacă unii anulează, alții pot ocupa mesele devenite disponibile.

8. Diminuarea risipei alimentare

În România, 6,000 de tone de mâncare bună pentru consum se aruncă în fiecare zi.

Un mod eficient de a combate risipa alimentară este implementarea unui sistem de rezervări. Având acces la informații despre rezervările viitoare, poți estima cantitatea de alimente necesară pentru a satisface cererea pe care o vei avea într-o zi. Asta îți permite să minimizezi risipa alimentară și să reduci cheltuielile inutile.

Dezavantajele acceptării rezervărilor la restaurantul tău

Anulările de ultim moment și neprezentările sunt principalele dezavantaje pentru restaurantele care iau rezervări. Află care sunt și celelalte provocări, dar și ce soluții ai ca să gestionezi cât mai bine problemele. 

1. Riscul anulărilor de ultim moment sau al neprezentărilor

Impredictibilitatea e una dintre cele mai mari probleme pe care le au restaurantele care funcționează pe rezervări. Din varii motive, există riscul ca oaspeții să anuleze în ultima clipă sau, mai rău, să nu se prezinte. Păstrarea unei rezervări cu gândul că oaspetele va sosi în cele din urmă înseamnă bani pierduți pentru acel interval de timp. 

Tip: Trimite un reminder cu 24h înainte, solicită un avans în momentul rezervării și păstrează masa ocupată maximum 15 minute de la ora stabilită.

Un mod prin care poți reduce semnificativ neprezentările în restaurantul tău e reminderul. Trimițând mesaje prin care le reamintești clienților de rezervările pe care le au, poți reduce rata neprezentării cu până la 72%. Cu Bookingham, îți poți anunța clienții de rezervările pe care le au printr-un SMS trimis cu 24h înainte. 

O altă soluție la care apelează restaurantele constă în cererea unui avans în momentul rezervării. În acest fel, clientul s-ar putea gândi de două ori înainte să anuleze în ultimul moment. Totuși, solicitarea unui avans/rezervare i-ar putea face pe unii să se îndrepte spre alte localuri care nu au această politică. 

Tot pentru a minimiza efectele negative ale neprezentărilor, păstrează masa ocupată doar 15 minute de la ora rezervării. După cele 15 minute și în absența unui mesaj din partea clientului prin care anunță că întârzie, masa poate deveni disponibilă pentru walk-ins. Astfel, reduci pierderea profitului pentru doar cele 15 minute în care masa nu a fost ocupată. 

2. Pierderea unor clienți

Clienții tăi sunt extrem de diverși. Unii își fac planuri din timp și vor să se asigure că au o masă rezervată când ies în oraș, pe când alții preferă spontaneitatea și caută o masă disponibilă la fața locului.

Dacă îți asumi că vrei să funcționezi pe sistem de rezervări, există șansa să pierzi potențiali clienți din mai multe motive: 

• pentru că nu obișnuiesc să-și programeze ieșirile în oraș
• pentru că nu vor să meargă în locuri care necesită rezervare
• pentru că, oricum, nu se așteaptă să găsească loc la tine  

Tip: Încurajează rezervările în avans și dedică o zonă pentru walk-in  

În situațiile de walk-in, oaspeții pot fi extrem de nemulțumiți când sunt refuzați și întorși din pragul restaurantului. Ce poți face pentru a reduce cât mai mult frustrarea e să te promovezi cât mai mult ca un local unde clienții trebuie să-și facă rezervare în avans. Poți face asta pe website-ul restaurantului tău, pe rețelele de socializare sau prin materiale de branding în locație.

 

O altă soluție prin care poți să-i împaci și pe cei care fac rezervări, și pe cei care merg pe walk-in, e să dedici o parte a localului (câteva mese sau scaunele de la bar) clienților care vin fără rezervare. Astfel vei putea servi pe toată lumea, în limita locurilor disponibile. 

3. Riscul suprapunerilor sau al rezervărilor duble 

Gestionarea rezervărilor poate fi destul de dificilă fără instrumentele potrivite. În timp ce restaurantul tău rămâne mereu același, rezervările se pot schimba de la o oră la alta și pot dura mai mult sau mai puțin – iar clienții nu reacționează bine în momentele în care au o rezervare și nu sunt așezați la masă la ora exactă. 

 

Dacă problema nu e soluționată pe moment și dacă se repetă, șansele scad ca oaspetele să revină în restaurantul tău.