Există 4 indicatori care trebuie luați în considerare când îți deschizi un local:

1. Ce fel de restaurant vrei (1. Quick Service Restaurant = localurile de tip fast food sau „împinge tava”, nu ai un spațiu delimitat/client; 2. Restaurant casual = atmosferă relaxată, prețuri relativ accesibile, necesită aproximativ 1.2 – 1.4 m²/client; 3. Restaurant de fine dining = cadru formal, uneori presupune un cod de îmbrăcăminte, meniu scump, personal pregătit în instituții culinare renumite, necesită aproximativ 1.6 m²/client) 
2. Ce suprafață ai la dispoziție pentru viitoarea ta locație
3. Ce tip de meniu va avea noua locație (de asta depinde și dimensiunea și dotarea bucătăriei)
4. Care este profilul tău de client target (te afli în centrul istoric, la mall sau lângă o școală)

În acest articol, vom prezenta un scenariu în care vom încerca să cuprindem toate costurile inițiale și cheltuielile unui restaurant, strategii pentru a le reduce pe cât posibil și câteva sfaturi pentru finanțare.

Costurile și cheltuielile localului

• Costurile unui restaurant sunt reprezentate de achiziții unice precum: licențe de funcționare, piese de mobilier, aparatură necesară în bucătărie, veselă și sisteme pentru automatizarea restaurantului.
• Cheltuielile unui restaurant sunt plăți recurente: utilități, salarii, chirie (dacă ai cumpărat spațiul, acela e un cost), alimente sau bugete de promovare. 

În cele ce urmează, vom vorbi pe larg despre principalele costuri și cheltuieli pe care trebuie să le ai în vedere când deschizi un local.

1. Spațiu  

Există două modalități prin care poți obține un spațiu comercial pentru localul tău: 

1. Închiriere (cheltuială lunară)
2. Cumpărare (cost unic)

Factorii care influențează cel mai tare prețul spațiului comercial sunt:

• Localizarea (central/în zone aglomerate, la periferia orașului/în zone mai puțin frecventate)
• Starea spațiului (dacă necesită renovare, dacă dispune de utilități și ce putere au acestea, dacă dispune de facilități precum acces cu mașina de aprovizionare, ș.a.m.d.)
• Dimensiunea (număr de locuri în interior, terasă)
• Piața imobiliară (situația din orașul tău la momentul respectiv)

Dacă închiriezi spațiul pentru localul tău, există câteva cheltuieli pe care trebuie să le iei în considerare:

• Avansul pentru închiriere: De obicei, contractele de închiriere comercială solicită o garanție egală cu 6 luni de chirie.
• Chirie: Diferă în funcție de factorii mai sus menționați, dar și de potențialul de instagramabilitate. 
• Alte cheltuieli de închiriere: cheltuieli comune (împărțite cu proprietarul), care acoperă amenajarea peisagistică, întreținerea parcărilor și utilitățile comune.

Un agent imobiliar te poate ajuta în procesul de închiriere sau cumpărare, astfel încât negocierea să decurgă în termeni favorabili pentru tine.

2. Amenajare interioară 

Designul are un cuvânt important de spus în atragerea noilor clienți și în fidelizarea lor încă de la prima vizită. 

Costul procesului de amenajare interioară variază în funcție de:

• Dimensiune (interior și/sau amenajarea terasă restaurant)
• Localizare
• Nevoia de construcție, remodelare, renovări sau reparații 
• Piese de mobilier și elemente de design (în funcție de gradul de lux dorit)
• Agenția de proiectare/design interior 

Mai multe oferte de la contractori, designeri de interior și furnizori îți pot oferi o estimare mai precisă pentru nevoile localului tău. Ba mai mult, te asiguri și dacă viziunea ta se aliniază cu bugetul de care dispui și e în concordanță cu cerințele reglementate de industrie.

În anumite cazuri, costurile sunt pe locul doi față de termenul de livrare/amenajare. Asta pentru că dacă deschizi mai devreme, ai timp să generezi venituri, decât dacă alegi varianta celui mai mic preț (firme care, în 90% dintre cazuri, nu vor respecta termenul de livrare din varii motive).

• Construcție și remodelare: Dacă se construiește un restaurant de la zero sau dacă sunt necesare modificări semnificative de structură, ar putea fi necesar să se construiască pereți despărțitori și să se instaleze noi sisteme de instalații sanitare și electrice. Costurile variază în funcție de amploarea lucrărilor și dimensiunea spațiului.
• Design interior și decor: Costul inițial al pieselor de mobilier poate varia în funcție de dimensiunea și specificul restaurantului, stil, material și calitate.

Dacă vrei să reduci costurile la acest capitol și să adaugi și o notă personală, există o mulțime de idei de decor pe care le poți realiza singur (cunoscute sub numele de DIY = „do it yourself”). 

3. Licențe și autorizații de funcționare

Deschiderea unui local necesită permise și licențe de funcționare. Consultă autoritățile de licențiere locale, agențiile guvernamentale și departamentele de sănătate, pentru a fi la zi cu documentele de care ai nevoie.  

Costurile pentru toate licențele și autorizațiile de funcționare sunt în jur de 1.000 euro. Printre cele mai importante se numără:

• Licență de afacere: Costul unei licențe pentru un local variază în funcție de județ, tipul afacerii, locația și dimensiunea acesteia. 
• Autorizație de funcționare: Această autorizație asigură conformitatea cu regulamentele de sănătate și siguranță legate de manipularea, depozitarea și prepararea alimentelor. Costul poate varia în funcție de departamentul local de sănătate și de dimensiunea localului.
• Licență pentru servirea băuturilor alcoolice: Costul unei astfel de autorizații diferă în funcție de tipurile de băuturi alcoolice pe care le servești (bere, vin, băuturi alcoolice complete) și de reglementările locale. 
• Autorizație pentru divertisment și muzică: Dacă vrei să organizezi evenimente cu muzică live, seri cu DJ sau ai nevoie de drepturi de autor pentru redarea muzicii în local, e necesară o astfel de autorizație. Costul depinde de capacitatea restaurantului.

4. Echipamente de bucătărie

 Între 10 și 15% din capacitatea localului trebuie să fie ocupată de bucătărie. Principalii factori care influențează costurile pentru echipare sunt: tipul localului (quick service restaurant, casual sau fine dining restaurant), spațiul pe care îl ai la dispoziție și specificul gastronomic.

• Echipamente de bucătărie: Prețul diferă în funcție de dimensiuni și calitate. Cu cât este mai mică bucătăria sau cu cât ai mai multe restricții (de exemplu, o locație în mall), investiția în echipamente de ultimă generație e obligatorie. Echipamentele de dimensiuni mai mici sau cu tehnologie ventless (ce nu necesită instalație de evacuare) sunt mai scumpe, dar rezolvă o mulțime de neajunsuri și posibile costuri suplimentare.
• Ustensile de bucătărie: Echipamentele de servire, oalele și tigăile, cuțitele, planșele de tăiat și alte instrumente esențiale diferă ca preț în funcție de cantitatea și calitatea articolelor necesare.

Poți reduce costurile în mai multe moduri:

• Să achiziționezi echipamente folosite, dar funcționale, la un preț mai accesibil.
• Să te consulți cu experți din domeniu și să apelezi la asistență financiară.
• Să ceri oferte de la mai mulți furnizori și să faci estimări mai apropiate de realitate.

5. Forță de muncă

Costurile pe care le implică angajații tăi depind de: 

• Piața locală a forței de muncă
• Reglementările salariale specifice din orașul tău
• Tipul de restaurant (dacă e cu servire la masă sau dacă oamenii își comandă singuri de la bar) 
• Mărimea localului
• Numărul angajaților
• Programul de funcționare al locației

Pe lângă salarii, există și alte cheltuieli pe care trebuie să le iei în calcul:

• Costuri pentru procesul de angajare
• Costuri pentru pregătire/training
• Asigurare medicală
• Taxe de șomaj

Estimează numărul persoanelor din echipă incluzând toate rolurile (bucătari, chelneri, barmani, ospătari, spălători de vase) și calculează cheltuielile lunare, cu salariile medii pe economie din industrie. 

6. Utilități și alte cheltuieli de funcționare

Aceste cheltuieli sunt esențiale în funcționarea de zi cu zi și variază în funcție de mărimea localului, tarifele furnizorilor și locație. Nu ar trebui să depășească 35% din totalul încasărilor lunare.

• Electricitate: Poți aproxima cheltuielile lunare în funcție de mărimea restaurantului, numărul de aparate și echipamente electrice, și tarifele locale pentru utilități. 
• Gaz: Dacă vei folosi gaz pentru gătit sau încălzire, poți estima cheltuielile lunare pe baza echipamentului și tarifelor locale pentru gaz. 
• Apă și canalizare: Depind de mărimea localului, numărul de locuri și tarifele locale pentru apă și canalizare.
• Colectare deșeuri și reciclare: Suma depinde de volumul deșeurilor din local și de frecvența ridicărilor. Dacă vrei să reciclezi, pot apărea cheltuieli suplimentare – pentru containerele separate și pentru serviciile de colectare. 
• Asigurare de răspundere civilă generală: Aceasta acoperă posibilele accidente sau daune materiale din local. 
• Asigurare de compensații pentru angajați: Acest cost depinde de numărul de angajați, atribuțiile lor de serviciu și locația restaurantului. 

Obține oferte de la mai mulți furnizori de utilități din zona ta și de la companiile de colectare și reciclare deșeuri. Discută și cu agenții de asigurări și furnizorii de servicii de mentenanță, pentru a estima cheltuielile de funcționare ale localului tău.

7. Digitalizare

În 2023, digitalizarea localului tău e esențială pentru reducerea efortului depus de către personal, eficientizarea operațiunilor din bucătărie și de pe sală, și creșterea profitului. Costurile pentru software sunt între 8.000 și 10.000 euro la început, iar mai apoi, e o taxă lunară de 200 euro pentru mentenanță.

• Sistem de comenzi online: Un sistem de comandă online în restaurant te poate ajuta să-ți crești profitul și să reduci efortul angajaților tăi. Costurile pot varia în funcție de model.
• Sistem POS: Prețul depinde de funcțiile sale: terminale cu ecran tactil, imprimante pentru bonuri, sertare pentru bani și cititoare de carduri de credit. Acesta are nevoie și de un software POS.
• Sistem de rezervări online pentru restaurant: Ai acces la toate rezervările făcute și le poți gestiona pe toate dintr-o singură aplicație. Sisteme precum Bookingham cuprind și segmentul de rezervări, și segmentul de marketing, pentru ca tu să-ți poți  valorifica baza de date de care dispui. Prețul unui abonament Bookingham variază între 199 și 499 €/lună, în funcție de complexitate.

8. Marketing pentru restaurantul tău

Promovarea joacă un rol cheie în crearea unei legături strânse între tine și comunitatea din care faci parte. Strategiile de marketing pe care le folosești sunt cruciale pentru succesul restaurantului tău.

De regulă, se investește între 5% și 7% din totalul încasărilor, în primele 6 luni. În următoarele 6 luni, se investește 5%, iar odată ce se stabilizeaza imaginea localului în comunitate, cheltuielile de marketing rămân la 3% din totalul încasărilor lunare.

Costurile pot varia semnificativ în funcție de factori precum mărimea publicului țintă, locația, concurența și obiectivele pe care ți le-ai setat. Alocarea unei părți din bugetul general pe marketing și evaluarea regulată a eficacității strategiilor tale te vor ajuta să-ți optimizezi investițiile, în timp ce atragi și fidelizezi clientela.

• Poziționare și branding: Crearea identității localului tău include: alegerea unui nume, proiectarea unui logo, selectarea culorilor de brand, alegerea fonturilor și crearea elementelor de design pentru materialele de marketing (meniu, materiale promoționale). Costurile pentru dezvoltarea identității de brand variază dacă vrei să lucrezi cu o agenție, cu un designer independent sau dacă apelezi la familie/le faci pe cont propriu.
• Website pentru restaurantul tău: 77% dintre oameni verifică website-ul unui restaurant înainte să meargă acolo. Deci poți atrage clienți cu un site optimizat și informativ. Costurile pentru crearea și punerea în funcțiune a unui site pot începe de la 700 euro și pot ajunge până la 1.500 euro. În funcție de complexitate, funcționalități extra și design, prețul poate ajunge până la 2.000 – 2.500 euro.
• Servicii de optimizare pentru motoarele de căutare (SEO): Acestea cresc vizibilitatea restaurantului în rezultatele motoarelor de căutare și depind de locație și concurență. 
• Social media: Prezența constantă pe rețelele de socializare îți asigură o vizibilitate mai bună, deci mai mulți clienți în local. Fii pe Facebook, TikTok și Instagram și ține-i la curent pe urmăritorii tăi în legătură cu evenimentele și ofertele tale.
• SMS și Email Marketing: Acestea reprezintă o strategie de fidelizare a clienților din localul tău. Costurile pot varia, în funcție de cât de mare e baza de date de care dispui. 
• Campanii de promovare plătite: Mergi la țintă cu mesajele tale și creează campanii de marketing pe Google și Facebook, prin care să atragi noi clienți și să-i faci pe cei care te-au vizitat să revină. Costurile pentru publicitatea online diferă în funcție de audiența ta, locație, concurență și obiectivele campaniei. 
• Programe de loializare: Recompensează-ți clienții cu reduceri, vouchere sau oferte personalizate, pentru a-i convinge să revină. 
• Materiale tipărite: Costurile pentru designul și tipărirea meniurilor, flyerelor, broșurilor, cărților de vizită și ale altor materiale promoționale depind de cantitate și calitate. 
• Publicitate locală: Ia în considerare publicitatea în ziarele locale, reviste, la radio sau televiziune. Costurile depind de mijlocul de comunicare, rating și audiența. Alocarea unui buget se face în funcție de tarifele de publicitate ale companiilor și publicul tău țintă. 
• Evenimente și sponsorizări în comunitate: Dacă participi la evenimente sau te implici în susținerea organizațiilor locale, îți crești vizibilitatea în comunitate. Alocă un buget pentru taxele de înregistrare la evenimente, instalarea standurilor, dar și pentru orice sponsorizări la care vrei să iei parte.

Costul total estimat pentru deschiderea unui casual restaurant în Cluj-Napoca

Deoarece costurile deschiderii unui local depind de mai mulți indicatori, vom prezenta un exemplu concret: ce efort financiar presupune deschiderea unui restaurant de tip casual în Cluj-Napoca? 

• Spațiul alocat fiecărui client trebuie să fie între 1.2 – 1.4 mp2. Bucătăria trebuie să fie 10-15% din capacitatea localului. Deci ai nevoie de un spațiu de aproximativ 50 mp2. 
• Chiria nu trebuie să depășească 10% din totalul încasărilor lunare. Într-un oraș mare, care e considerat „zonă roșie”, ai nevoie de vânzări de 50.000 euro/lună ca să-ți permiți o chirie de 5.000 euro/lună.
• Costurile pentru designul interior nu ar trebui să fie mai mari de 50.000 euro, în funcție de soluțiile la care apelezi (noi, second-hand, do it yourself).
• Licențele și autorizațiile de funcționare sunt maximum 1.000 euro.
• Echipamentele de bucătărie te vor costa în jur de 40.000 euro.
• Cheltuielile pentru forța de muncă vor fi de aproximativ 60.000 euro/lună.
• Utilitățile nu trebuie să fie mai mari de 35% din totalul încasărilor, deci nu ar trebui să depășească 17.500 euro.
• Digitalizarea presupune costuri de soft în primă fază (8.000-10.000 euro), iar mai apoi cheltuieli de mentenanță de aproximativ 200 euro/lună.

Costuri / Cheltuieli	Estimat
Spațiu	≈ 30.000 euro avans chirie 6 luni≈ 5.000 euro chirie lunară
Amenajare interioară	≈ 50.000 euro
Licențe și autorizații de funcționare	≈ 1.000 euro
Echipamente de bucătărie	≈ 40.000 euro
Forță de muncă	≈ 60.000 euro/lună
Utilități și alte cheltuieli de funcționare	≈ 17.500 euro/lună
Digitalizare	≈ 8.000 – 10.000 euro cheltuieli inițiale de soft≈ 200 euro/lună – cheltuieli de mentenanță
Marketing	În primele 6 luni, 5-7% din totalul vânzărilor (≈ 2.500 – 3.500 euro)Următoarele 6 luni, 5% din totalul vânzărilor (≈ 2.500 euro)După stabilizare, 3% din totalul vânzărilor (≈ 1.500 euro)
Total estimat	≈ 200.000 euro

5 Sfaturi pentru un local la început de drum

Timpul și banii sunt cele mai importante resurse pentru un startup. Când deschizi un local, e esențial să prioritizezi timpul pe care îl investești și să îți gestionezi eficient bugetul pe care îl ai.

1. Nu cheltui excesiv pe echipamente. Aceasta e una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac localurile la început de drum. Uită-te la toate opțiunile disponibile pe piață, inclusiv cele la mâna a doua, pentru că astfel poți economisi sute sau chiar mii de €. 
2. Ține sub control bugetul pentru renovare. Costurile pentru reamenajarea spațiului se pot extinde foarte mult. Fii creativ și apelează la soluții de tip DIY pentru o notă personală și pentru a reduce cheltuielile.
3. Caută ofertele mai multor furnizori pentru alimente. Calitatea trebuie să fie pe primul loc. Dacă o să cumperi en-gros și constant, negociază prețul cu lanțurile mari de furnizori. O altă variantă pentru reducerea costurilor la alimente este colaborarea cu producătorii din zona ta. Astfel, susții micii fermieri și economia locală, și îți poți promova meniul ca fiind proaspăt, de sezon.
4. Diminuează risipa alimentară. Odată ce deschizi localul, evaluează constant porțiile – cât consumă clienții și cât se irosește. Recalculează-ți costurile pentru alimente și cumpără strictul necesar, pentru a-ți proteja profitul restaurantului pe cât posibil.
5. Promovează-te inteligent. Marketingul poate fi o investiție foarte costisitoare și poți sfârși fără rezultate dacă nu ai o strategie bine pusă la punct. Descoperă-ți audiența, mergi la țintă cu mesajele tale în online, introdu oferte de tipul „Happy hour” sau meniul zilei, și vei vedea cum mesele tale vor fi pline.

Cum să strângi fonduri pentru a-ți deschide propriul local? 

Majoritatea localurilor din România nu s-au deschis din finanțe proprii. Iată câteva modalități prin care poți strânge banii de care ai nevoie pentru restaurantul tău:

1. Apelează la prieteni și familie: În orice tip de afacere, majoritatea antreprenorilor le cer bani prietenilor și familiei înainte de a face împrumut la bancă. Avantajul în acest caz e că, fiind o relație bazată pe încredere, nu ești nevoit să plătești dobândă la returnare. Dezavantajul e că împrumutul poate crea tensiuni.
2. Ia-ți un partener de afaceri: Fă echipă cu o persoană care are expertiză în domeniul HoReCa și care are și putere financiară. Semnează un contract, pentru a te proteja legal.
3. Caută investitori: Există firme de investiții care sprijină restaurantele pe care le apreciază. Nu aborda investitori care nu un plan de afaceri solid și un pachet de prezentare convingător.

Deschiderea unui local implică multe decizii; decizii care îți vor influența ulterior costurile și cheltuielile. Industria HoReCa e într-o continuă transformare, așa că singura soluție pentru a crea un plan de afaceri care să funcționeze e să te adaptezi tendințelor și să abordezi strategii creative pentru diminuarea costurilor și creșterea profitului.