Rezervările de grup sunt o modalitate bună de a-ți crește veniturile și baza de clienți. Descoperă 12 strategii pentru: 

• Atragerea grupurilor în localul tău
• Gestionarea eficientă a rezervărilor 
• Eficientizarea operațiunilor și pregătirea în avans
• Oferirea unei experiențe memorabile la restaurant
• Fidelizarea unor grupuri de clienți 

Grupurile sunt o provocare pentru multe restaurante din România din cauză că presupun un efort mai mare din partea angajaților. În primul rând, gestionarea eficientă a rezervărilor e esențială, iar asta presupune comunicare și politici de anulare clare. În al doilea rând, serviciile oferite trebuie să fie pe măsura așteptărilor clienților, pentru a-i putea fideliza. În acest sens, timpul de așteptare, calitatea produselor și pregătirea personalului sunt cuvinte cheie.

1. Definește-ți tipul de grup pe care vrei să îl atragi

Nu orice grup se va potrivi localului tău.

Trebuie să îți definești publicul țintă pentru a înțelege ce vor clienții tăi și ce așteptări au când își fac o rezervare la tine. În acest fel, vei putea să le satisfaci nevoile și vei crește șansele de fidelizare.

Definește-ți grupul ideal pentru localul tău, luând în calcul:

• Detaliile demografice 
• Vârsta
• Venitul
• Gusturile culinare și specificul tău
• Motivul pentru care vin la restaurant (business, relaxare, oferte)

De exemplu, 79% dintre mileniali sunt mai deschiși la a experimenta preparate noi. Dacă meniul tău e renumit pentru schimbările frecvente și mâncărurile inovative, grupul tău ideal poate fi format din tinerii născuți între 1980 și 1994.

2. Țintește-ți audiența prin campanii de publicitate plătite

E esențial să-ți promovezi restaurantul, astfel încât să ajungi la grupurile care se apropie cât mai mult de tiparul tău ideal.

2.1. În acest sens, campaniile de publicitate plătite reprezintă cea mai bună strategie de marketing pentru restaurantul tău. Definește-ți obiectivele, personalizează-ți audiența în funcție de oraș, vârstă, gen, preferințe și interese, și rulează campaniile pe Facebook, Instagram sau Google. Astfel, ajungi la grupurile din comunitatea ta cu mesaje dedicate.

2.2. Un alt mod prin care poți face asta e să fii proactiv și să cauți offline grupurile care ți-ar putea deveni clienți. Pensiunile, hotelurile, spațiile de lucru, chiar și facultățile din apropiere pot avea potențiale grupuri pentru localul tău. Obține informațiile de contact și intră în legătură cu ei. Prezintă-le ofertele tale de grup și lansează-le o invitație.

3. Ține cont de evenimentele din comunitatea ta 

Evenimentele îți permit să fii conectat cu membrii comunității tale. 

• Evenimente culturale (festivaluri de muzică, de film, culinare)
• Târguri și expoziții
• Campionate sportive
• Evenimente comunitare (parade, târguri de caritate)
• Conferințe și simpozioane (din industria tech, medicină, business)
• Evenimente sezoniere (târg de Crăciun, program special de Revelion, evenimente de Paști)
• Sărbători religioase
• Evenimente de divertisment (spectacole de circ, parcuri de distracții temporare)
• Evenimente educative (târguri de carte, conferințe, seminarii, workshop-uri)

Dacă ești la curent cu ce se întâmplă în oraș, poți veni cu oferte unice pentru rezervările de grup și astfel atragi mai mulți clienți și îți crești profitul.

• Fă o reducere de grup pentru clienții care arată dovada participării la evenimentul respectiv.
• Creează un preparat special, „limited-edition”, care să marcheze evenimentul și să atragă interesul. 

4. Optimizează-ți meniul pentru rezervările de grup

În primul rând, e esențial să ai un stoc de produse adecvat pentru nevoile din local. Cu atât mai mult în cazul rezervărilor de grup. 

Există câteva lucruri pe care trebuie să le iei în calcul când îți optimizezi meniul pentru mese mai mari:

• Asigură-te că ai o selecție variată de preparate. Meniul localului tău trebuie să includă opțiuni pentru vegetarieni, vegani și persoane cu restricții dietetice sau alergii.
• Adaugă opțiuni de preparate care pot fi împărțite. Asta încurajează o experiență culinară comună și le permite oaspeților să încerce din mai multe sortimente.
• Creează meniuri cu preț fix sau pachete de grup. Acestea vor reduce efortul ospătarului când va lua comanda la masă. Meniurile pot include aperitive, feluri principale, deserturi și băuturi, la un preț fix, stabilit per persoană.
• Asigură-te că prețurile pentru meniurile de grup sunt clare. Astfel, clienții nu vor avea surprize neplăcute și tu vei evita recenziile negative pentru restaurantul tău.
• Oferă pachete de băuturi sau promoții speciale pentru grupuri ca să completezi mâncărurile. Pot fi variante alcoolice sau non-alcoolice.
• Dă-le ocazia clienților să-și personalizeze meniul în funcție de preferințe, în avans. Oferă-le o listă stabilită de aperitive, feluri principale și deserturi și lasă-i să-și aleagă ce îi încântă cel mai tare.
• Optimizează-ți meniul astfel încât preparatele să poată fi pregătite eficient și servite în timp util, chiar și când vine vorba de grupuri mai mari. Evită preparatele foarte complexe sau cele care durează prea mult ca să fie gătite. Aceste reprezintă un risc în orele de vârf.
• Comunică pe site-ul restaurantului tău și pe rețelele tale de socializare meniul tău pentru grupuri. Instagramul localului tău joacă un rol cheie în atragerea noilor clienți.

5. Creează oferte speciale pentru grupuri

Ofertele joacă un rol crucial în momentul în care grupurile aleg un local. Promoțiile de tip 5+1 gratis la o băutură sau 1+1 gratis la un preparat pot face diferența între tine și concurență.

În afară de promoțiile de tip +1, poți oferi și:

• Snacksuri din partea casei 
• Desert gratuit la un fel principal
• Carduri cadou pentru grupuri
• Un discount la nota de plată

Ia în calcul și poziționarea localului tău și tipurile de grup care te frecventează de obicei. Dacă ești în apropierea unei facultăți, adaugă oferte de grup la finalul sesiunii sau în perioada absolvirii; dacă ești într-o zonă corporate, adaugă pentru angajații companiilor meniul zilei sau Happy Hour, după încheierea programului de lucru.

Ofertele sunt o bună strategie și pentru îmbunătățirea experienței la restaurant, dar și pentru fidelizarea clienților din restaurantul tău. Mai mult, îți crești șansele ca grupul să te recomande și altora.

6. Organizează evenimente în zilele mai puțin aglomerate 

Evenimentele sunt o strategie bună pentru a atrage clienți în zilele mai puțin aglomerate. Anumite tipuri de evenimente atrag în special grupurile.

Studiile arată că restaurantele sunt cel mai puțin frecventate lunea și marțea. Începe prin a identifica zilele mai puțin active din localul tău. Sistemele de management pentru rezervări îți furnizează informații detaliate în acest sens. Cu Bookingham, ai acces la rapoarte despre numărul rezervărilor și intervalele în care localul tău este cel mai frecventat (respectiv cel mai puțin frecventat). În acest mod, poți crea o strategie eficientă, bazată pe date reale.

Fii creativ și organizează evenimente care ar putea aduce cât mai multe grupuri. Gândește-te la ce e distractiv, relaxant sau stârnește spiritul competitiv. Câteva exemple:

• Seri de Trivia 
• Standup comedy
• Seri de film
• Karaoke 

7. Pregătește-ți ospătarii

Grupurile presupun un nivel mai mare de efort și pricepere din partea ospătarului, iar comportamentul acestuia cântărește enorm în decizia lor de a reveni în localul tău. 

Pregătește-ți personalul, astfel încât experiența oaspeților la restaurant să fie una memorabilă. Ospătarii ar trebui:

• Să fie la zi cu meniul (preparate, ingrediente, ce e disponibil și ce nu)
• Să poată oferi sugestii de băuturi pentru mâncăruri
• Să ofere alternative pentru clienții cu alergii sau intoleranțe
• Să creeze o atmosferă plăcută și să se asigure că totul este în regulă, fără a fi indiscreți

Dacă observi o relație bună între un anumit ospătar și un anumit grup, poți asigna același ospătar la următoarea vizită a grupului. Astfel, crești loialitatea clienților față de localul tău și crești și șansele ca angajatul tău să obțină un bacșiș mai mare.

8. Cere feedback și îmbunătățește-ți experiența pentru grupuri

Mâncarea e doar un mod prin care poți să-ți surprinzi plăcut grupurile. Așezarea meselor, serviciile și atmosfera din local sunt alte aspecte care contează. Asigură-te că le ceri o recenzie la final, pentru a afla ce e foarte bine, dar și unde sunt posibilități de îmbunătățire. 

Feedback-ul pozitiv se poate transforma în recomandări, deci îți crești șansele de a atrage noi clienți și îți faci o reputație bună în rândul grupurilor.

9. Reamintește-le de localul tău și obține rezervări repetate

Platformele de rezervări pentru restaurante îți pun la dispoziție istoricul clienților, cu informații despre ei, protejate conform GDPR. Astfel, tu ai acces la toți cei care te-au vizitat – când, câte persoane, preferințe speciale culinare sau de poziționare în local etc.

Bookingham îți oferă și instrumente de publicitate – SMS și Email Marketing – prin care tu le poți reaminti clienților de localul tău. Profită de baza ta de date și trimite mesaje dedicate, cu meniuri și oferte de grup.

Fidelizarea clienților e esențială în balanța financiară a oricărui restaurant.

10. Profită de avantajele unui sistem de rezervări pentru restaurante

Sistemele de rezervări pentru restaurante sunt esențiale în gestionarea grupurilor.

• Salvezi timp și reduci efortul personalului: Scopul platformelor de rezervări online constă în eliminarea convorbirilor telefonice sau emailurilor, în procesul de rezervare pentru grupuri.
• Tehnologia simplifică procesul de rezervare și management rezervări. Este intuitivă și ușor de folosit de către manager. Ai acces la toate informațiile și detaliile rezervărilor, în aplicație. 
• Ai control asupra rezervărilor de grup și poți limita numărul maxim de persoane pentru o rezervare.
• Toată echipa vede rezervările și știe când urmează să ajungă un grup, fapt care eficientizează planificarea și operațiunile din bucătărie și de pe sală.

Platformele precum Bookingham facilitează procesul de rezervare, venind cu avantaje și pentru clienți.

• Flexibilitatea în modificarea rezervărilor e esențială pentru rezervările de grup. Există riscul unei probleme neașteptate sau a unei suprapuneri în calendarul membrilor grupului, ceea ce duce la o schimbare de planuri. Platformele de rezervări online le permit clienților să facă asta rapid și ușor, fără a mai suna la restaurant.
• Anunțarea preferințelor în avans. Software-urile performante îi dau ocazia clientului să menționeze diverse: ce zonă din local preferă, ce preferințe alimentare sunt, câte persoane au intoleranțe/alergii și să ofere detalii despre asta, ce meniu ar prefera (dacă există un meniu digital disponibil pe site) etc.

Încurajează-ți clienții să facă rezervări online. Afișează linkul de rezervare pe rețelele tale de socializare și integrează-ți un widget de rezervări restaurant pe site, pentru a putea primi solicitări direct acolo.

Sistemele de rezervări pentru restaurant oferă control pentru manager și flexibilitate pentru client. Totodată, salvează timp și reduc efortul tuturor persoanelor implicate.

11. Automatizează comunicarea pentru rezervările de grup 

Mesajele automate reduc posibilitatea erorilor și efortul angajaților tăi. Cu alte cuvinte, ospătarii nu trebuie să mai piardă timp sunând clienții sau răspunzând emailurilor prin care grupurile anunță că au uitat un detaliu sau au nevoie de clarificări.

Un sistem de rezervări precum Bookingham trimite mesaje automate clienților tăi. Prin includerea tuturor detaliilor esențiale (data, ora și alte informații importante), mesajele oferă o descriere detaliată a rezervării, minimizând astfel șansele de confuzie sau uitare a detaliilor, în special pentru rezervările făcute cu mult timp înainte.

Pe lângă confirmarea rezervării, automatizarea poate include și: mesaje de reamintire, mesaje prin care soliciți feedback, dar și mesaje în care trimiți detalii despre politica de anulare a rezervărilor. 

12. Protejează-te împotriva riscului de neprezentare a grupurilor

Grupurile presupun un număr mare de clienți – deci un venit crescut, dar și un risc crescut. În cazul anulărilor din scurt sau al neprezentărilor, rămâi cu mese goale în local.

Pentru a reduce acest risc, stabilește o politică a anulărilor. Strategia poate avea în vedere următoarele:

• Termene limită pentru confirmare și anulare. Solicitările rezervărilor de grup ar trebui să fie anulate de client cu cel puțin 5 zile înainte de data stabilită.
• Plata în avans. Încasarea unei sume per rezervare de grup poate fi o soluție pentru a te asigura că oaspeții vor ajunge și tu nu vei ieși în pierdere dacă aceștia nu se prezintă. În funcție de politica ta, avansul poate fi rambursabil sau nerambursabil. Ia în calcul totuși că rezervările cu plată în avans pot fi descurajatoare pentru unele grupuri.

Cele două metode sunt folosite pentru a descuraja clienții să facă rezervări pe care nu le onorează și pentru a-ți oferi o protecție financiară în cazul neprezentărilor.

Strategiile creative nu sunt suficiente pentru a atrage grupuri în restaurantul tău. Ai nevoie de un sistem de rezervări bine pus la punct și de instrumente de marketing prin care să-ți fidelizezi clientela. Află cum te poate ajuta Bookingham în dezvoltarea localului tău.